Những lưu ý về setup địa điểm khi tổ chức triển lãm ngoài trời

Những lưu ý về setup địa điểm khi tổ chức triển lãm ngoài trời

 Triển lãm nghệ thuật là một trong những sự kiện thu hút đông đảo khách tham quan, mang đến giá trị về thẩm mỹ, cảm nhận độc đáo cho khán giả. Bởi vậy, tổ chức triển lãm đặc biệt là tổ chức triển lãm ngoài trời, theo thời điểm, chủ đề nhất định luôn được đông đảo cộng đồng biết đến và yêu thích. Tuy nhiên, để làm nên một chương trình triển lãm ngoài trời có rất nhiều vấn đề đơn vị tổ chức cần tính đến. 

Ưu điểm tổ chức triển lãm ngoài trời

Đầu tiên phải kể đến không gian rộng lớn, có chiều sâu, tận dụng được khí trời, ánh sáng và cảnh quan tự nhiên giúp đơn vị tổ chức dễ dàng thực hiện được chủ đề, ý tưởng đã xây dựng. Không gian thoáng đãng, hòa hợp với thiên nhiên tạo cảm giác tươi mát cho sự kiện, giúp người tham gia có thể trò chuyện cùng nhau, tạo sự gắn kết. 

Với sự kiện tổ chức triển lãm ngoài trời yêu cầu diện tích rộng lớn, sức chứa lớn phù hợp với quy mô khách mời thì địa điểm trong nhà có khá ít và chi phí thuê đắt đỏ. Thay vào đó, có thể lựa chọn sân lớn trung tâm thương mại, sân vận động, đất trống quy hoạch,... để setup chương trình triển lãm ngoài trời giúp khách mời dễ dàng di chuyển, tìm kiếm và đặc biệt có thể thoải mái thể hiện sự sáng tạo trong việc thiết kế, lắp đặt bố cục, trang trí…

Nhược điểm khi tổ chức triển lãm ngoài trời

Đầu tiên cần kể đến việc tổ chức triển lãm ngoài trời phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thời tiết. Ngay cả khi doanh nghiệp đã sắp xếp bạt phủ, có mái tôn,... thì thời tiết không ủng hộ (mưa, bão, gió, lạnh,...) vẫn khiến triển lãm bị ảnh hưởng, giảm sút lượng khách tham quan, giảm doanh số hoặc có thể ảnh hưởng đến sản phẩm.

Bên cạnh đó, khi tổ chức sự kiện triển lãm ngoài trời, doanh nghiệp cần tìm kiếm đơn vị tổ chức chuyên nghiệp. Bởi họ sẽ tính toán chính xác chất liệu, diện tích, dụng cụ cần thiết, nhất là với sự kiện setup ngoài trời cần tốn thêm nhân sự từ trang trí sân khấu, lắp đặt, xây dựng,.…

Lưu ý khi tổ chức triển lãm ngoài trời

• Bãi giữ xe: Đơn vị tổ chức sẽ phải tự sắp xếp địa điểm, nhân sự giữ xe cho khách. Cần tính toán số lượng người sẽ tham gia sự kiện để phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức thuận lợi nhất.
• Phong cách trang trí: Không gian ngoài trời rộng lớn nên cần sự trang trí hợp lý làm nổi bật khu vực trung tâm, tránh không gian loãng giữa cơ sở vật chất và khoảng trống. Do đó, hãy sắp xếp standee, phướn dọc, banner, bóng bay, hoa tươi,... quanh khu vực tổ chức.
• Dự phòng thời tiết xấu chuẩn bị các phương án như ô, bạt, số lượng chỗ ngồi,.…
• Lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng công suất lớn, phù hợp với không gian
• Phân bổ, sắp xếp nhiều thùng rác cũng như nhà vệ sinh lưu động quanh khu vực diễn ra sự kiện triển lãm ngoài trời, bổ sung nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên di chuyển và làm sạch không gian tổ chức.
• Đảm bảo an ninh trật tự tránh những va chạm hay rủi ro đáng tiếc, cần phải bố trí sự hỗ trợ về an ninh để đảm bảo sự kiện an toàn.

Với một sự kiện tầm cỡ quy mô như tổ chức triển lãm ngoài trời, đơn vị tổ chức chính là yếu tố cấu thành mang tính quyết định sự thành công của sự kiện. Hãy liên hệ tới ProMICE - đơn vị có 8 năm trong hoạt động sự kiện để lên kế hoạch chương trình triển lãm ngoài trời chất lượng, sáng tạo, đột phá bậc nhất cho doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ chi tiết

CÔNG TY TNHH M.I.C.E

Địa chỉ: Số 08 Đường số 11, Phường Tân Kiểng, Quận 7, TP. HCM

VPĐD: 666/10/1 Đường 3/2, phường 14, Quận 10, TP. HCM

Hotline: 0906 508 580

Email: lqbao@promice.vn

Website: promice.vn