SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN - SỰ KIỆN HỖN HỢP (Virtual Event & Hybrid Event)

Sau đại dịch Covid, ngành sự kiện đang dần đa dạng hơn và có dấu hiệu chuyển mình sang hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến - sự kiện hỗn hợp, mang đến nhiều tiềm năng phát triển lớn trong ngành sự kiện và tổ chức sự kiện. Hình thức sự kiện hỗn hợp (Hybrid Event) là khái niệm mới được ra đời sau này. Đây là hình thức có sự kết hợp giữa sự kiện trực tuyến (Virtual Event) và sự kiện trực tiếp (In-person Event). 

Hình thức sự kiện trực tuyến hay sự kiện hỗn hợp ngày càng được thịnh hành và ưa chuộng nhiều hơn. Và ngày nay, đã trở thành giải pháp tối ưu về mặt hiệu suất, giá trị trong các sự kiện thường niên của PROMICE.

SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN - VIRTUAL EVENT

Sự kiện trực tuyến (Virtual Event) là gì

Sự kiện trực tuyến (Virtual event) được biết đến là loại hình sự kiện được phát trực tiếp đến người tham dự thông qua nền tảng trên Internet. Nghĩa là người tham dự sẽ không cần phải đến trực tiếp địa điểm tổ chức mà sẽ tham gia sự kiện từ các thiết bị công nghệ như: điện thoại, máy tính bảng, laptop,... 

Phân loại:

Loại hình sự kiện trực tuyến  ngày càng được ưa chuộng và trở nên thịnh hành sau đại dịch Covid. Vì vậy, sự kiện trực tuyến cũng được chia thành nhiều phân loại như: 

- Hội thảo trực tuyến (Webinar)

- Trade show trực tuyến

- Workshop trực tuyến

- Thúc đẩy doanh số trực tuyến (Sale kickoffs virtual)

- Biểu diễn trực tuyến (Online concert)

Thế mạnh của mô hình sự kiện trực tuyến

Loại bỏ được nhiều nhược điểm của mô hình tổ chức sự kiện truyền thống, hình thức trực tuyến virtual event đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều công ty, doanh nghiệp bởi: 

- Tối ưu chi phí: Tiết kiệm thời gian: Tiết kiệm ngân sách, thời gian thiết lập, lập kế hoạch và sắp xếp công việc cho cả người tổ chức và người tham dự. 

- Không giới hạn số lượng người tham dự: Virtual event chỉ yêu cầu thiết bị kết nối Internet nên có thể kết nối tới tất cả mọi người ở mọi vị trí địa lý. 

- Mở rộng kết nối với khách hàng: Tạo cơ hội truyền tải những nội dung, thông tin một cách chân thật tới khách hàng. 

SỰ KIỆN HỖN HỢP - HYBRID EVENT

Sự kiện hỗn hợp - Hybrid Event là gì?

Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế kéo theo nhiều khó khăn cho ngành sự kiện, Hybrid event (sự kiện hỗn hợp) đã ra đời. Hybrid event là khái niệm của mô hình tổ chức kết hợp giữa sự kiện trực tiếp (In-person event) và sự kiện trực tuyến (Virtual event). 

Hiểu đơn giản hơn thì sự kiện hỗn hợp là mô hình sự kiện vừa được tổ chức trực tiếp tại hội trường vừa được phát trực tiếp đến người tham dự thông qua công cụ kết nối Internet. Vì vậy, sẽ có 2 nhóm đối tượng tham dự đó là người đến địa điểm sự kiện và người tham dự từ xa qua công cụ hỗ trợ. 

Lợi thế của mô hình sự kiện hỗn hợp

Mô hình sự kiện hỗn hợp (Hybrid event) được đánh giá cao khi mang đến nhiều ưu thế cho ngành sự kiện. Cụ thể như sau: 

- Bài toán tài chính được giải quyết: Hình thức hybrid event có thể đạt hiệu quả tích cực mà không quá tốn kém như mô hình truyền thống. 

- Hướng tới môi trường xanh: Tổ chức dưới hình thức hỗn hợp sẽ góp phần bảo vệ môi trường, giảm thiểu lượng rác thải sau mỗi sự kiện. 

- Xóa nhòa khoảng cách địa lý: Tăng khả năng tiếp cận tới người tham dự và khách mời không thể đến trực tiếp địa điểm tổ chức vì vấn đề địa lý và tài chính. 

SO SÁNH GIỮA SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN VÀ SỰ KIỆN HỖN HỢP

Giữa sự kiện trực tuyến - sự kiện hỗn hợp có nhiều điểm tương tự gây nhầm lẫn cho những người mới tìm hiểu về 2 mô hình này. Thực tế thì 2 hình thức tổ chức này rất dễ phân biệt nếu chúng ta nắm rõ được điểm giống và khác nhau. 

Giống nhau 

- Sự kiện hỗn hợp (Hybrid event) là một dạng của sự kiện trực tuyến (Virtual event). Cả 2 đều sử dựng phương thức phát sóng trực tuyến thông qua các công cụ thiết bị kết nối Internet. 

- Khách mời/ người theo dõi có thể dễ dàng tham gia sự kiện từ xa mà không bị ảnh hưởng bởi vị trí địa lý, thời gian. 

- Hình thức tổ chức linh hoạt giúp mở rộng tiếp cận, tương tác giữa những người tham dự, khách hàng, đối tác,... ở mọi nơi trên thế giới. 

Khác nhau

Điểm khác biệt rõ rệt nhất giữa 2 mô hình tổ chức sự kiện hiện đại này chính là đối tượng người tham gia. 

- Hybrid event: Khách mời có thể tham dự trực tuyến hoặc trực tiếp tại địa điểm tổ chức sự kiện. 

- Virtual: 100% khách mời tham dự trực tuyến thông qua các thiết bị điện tử Internet ở bất cứ đâu.  

LƯU Ý KHI LỰA CHỌN

Hybrid event - Sự kiện hỗn hợp chính là “cứu tinh” của ngành tổ chức sự kiện trong giai đoạn kinh tế suy thoái như hiện nay. Sự kiện trực tuyến cũng không kém cạnh khi trở thành giải pháp tối ưu hiệu quả về mặt tài chính và hiệu suất. 

Do đó, khi lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến - sự kiện hỗn hợp thì không thể bỏ qua một số lưu ý sau: 

Cần lưu ý

1. Lựa chọn thiết bị kỹ thuật phù hợp: Để một Virtual event/ Hybrid event diễn ra suôn sẻ và hiệu quả thì thiết bị kỹ thuật luôn là yếu tố tiên quyết. Lúc này, đơn vị tổ chức phải cân nhắc chọn thiết bị cần phục vụ cho từng hạng mục sự kiện để đảm bảo truyền tải đầy đủ thông điệp của sự kiện tới người theo dõi. 

2. Bám sát theo ngân sách: Ra đời như một giải pháp tối ưu chi phí trong thời kỳ dịch bệnh hoành hành và kinh tế suy giảm, mô hình Virtual hay Hybrid event cần bám sát theo mức ngân sách đã đề ra để giải quyết bài toán tài chính cho mọi doanh nghiệp, khách hàng. 

3. Nội dung phải tập trung tính tương tác: Không giống như mô hình truyền thống, đơn vị tổ chức cần biên dựng những hoạt động thu hút và giữ chân người tham gia trực tuyến. Điều này giúp tạo hứng thú cho khách mời và tăng hiệu quả cho các buổi sự kiện trực tuyến - sự kiện hỗn hợp. 

Bất kể chủ đề hay quy mô tổ chức như thế nào, mô hình sự kiện luôn là một phần quan trọng quyết định thành công của sự kiện. Lúc này, đơn vị tổ chức và doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích để chọn mô hình tổ chức lý tưởng nhất.   

- Theo mô hình Virtual event: Truyền tải thông điệp chuyên nghiệp tới những người không thể tham dự trực tiếp vì nhiều lý do. Bên cạnh đó, chi phí tổ chức cũng được rút gọn và tối ưu nhất có thể. 

- Theo mô hình Hybrid event: Các sự kiện bắt buộc phải có sự hiện diện có một số lượng người tham dự (khai trương, kỉ niệm,...) nhưng vẫn có thể truyền tải thông tin tới người theo dõi ở mọi nơi thông qua Internet. 

- Theo mô hình In-person event: Mang tới không khí rộn ràng, tạo hiệu ứng thu hút tốt tới mọi người tham dự có mặt tại địa điểm tổ chức sự kiện.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VIRTUAL/ HYBRID EVENT

Tổ chức sự kiện trực tuyến - sự kiện hỗn hợp đạt hiệu quả tối ưu, cần thực hiện theo quy trình sau: 

1. Xây dựng kế hoạch: PROMICE sẽ đồng hành cùng khách hàng trong việc xác định mục đích, mục tiêu và mô hình tổ chức để đưa ra kế hoạch triển khai phù hợp nhất. 

2. Chọn nền tảng công cụ phù hợp: Xét theo chủ đề của sự kiện, PROMICE đảm nhiệm phụ trách chuẩn bị thiết bị truyền tải đảm bảo chất lượng nội dung tới người theo dõi /khách mời tham dự.  

3. Lên kịch bản chương trình: Kịch bản Virtual/ Hybrid event cần tập trung thẳng vào những vấn đề tạo điểm nhấn đặc sắc. Đội nhóm PROMICE sẽ xây dựng những hạng mục thu hút tạo ấn tượng với mọi khách mời. 

4. Thiết kế và trang trí không gian 3D: Dù là sự kiện trực tuyến hay hỗn hợp, tính thẩm mỹ của không gian sự kiện luôn được PROMICE đảm bảo tốt nhất. 

CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN

Dựa vào mô hình và quy mô tổ chức sự kiện trực tuyến - sự kiện hỗn hợp, mức ngân sách sẽ có sự xê dịch tăng giảm. Thông thường, mỗi sự kiện Virtual / Hybrid event đều có mức chi phí và dự trù ngân sách rơi vào từ 60.000.000 - 70.000.000 VNĐ hoặc cao hơn. 

Dưới đây là một số chi phí chính mà đơn vị tổ chức và khách hàng cần dự trù đảm bảo: 

Chi phí logistic:

• Ngân sách này sẽ chi trả cho các khoản vận chuyển trang thiết bị máy móc phục vụ dựng trường quay, sân khấu hoặc quay dựng video… Dự trù chi phí Logistic sẽ dao động trung bình từ khoảng 20.000.000 VNĐ. 

Chi phí sản xuất:

• Thuộc chi phí sản xuất, thiết kế các chất liệu phục vụ cho các sự kiện. Điển hình như: thiết kế và xây dựng sân khấu chính, không gian. Và có thể nói, chi phí sản xuất là một trong những chi phí cần thiết nhất để các sự kiện trực tuyến/ sự kiện hỗn hợp được đầu tư và chú trọng hơn. Dự trù và dao động: từ khoảng 30.000.000 VNĐ.

Chi phí nhân sự 

• Một sự kiện trực tuyến hay sự kiện hỗn hợp cần có MC - Dẫn chương trình, đội ngũ quay - chụp - dựng, đội ngũ vận hành, đội ngũ tháo - lắp - kỹ thuật,... Nếu khách hàng muốn tổ chức thêm các tiết mục trình diễn thì chi phí này sẽ phát sinh. 
• Dự trù và dao động: từ khoảng 10.000.000 - 25.000.000 VNĐ. 

Các chi phí khác

Kịch bản sự kiện trực tuyến - sự kiện hỗn hợp sẽ có sự khác biệt dẫn theo mức chi phí có sự chênh lệch. Tùy vào tình hình và khả năng của từng doanh nghiệp mà các nội dung phát sinh này sẽ khác nhau.

GIÁ TRỊ CỐT LÕI & THẾ MẠNH CỦA PROMICE

GIÁ TRỊ CỐT LÕI

Đạt được nhiều thành tựu lớn trong hơn 12 năm hoạt động và tổ chức sự kiện, PROMICE tự hào khẳng định uy tín với vai trò người đồng hành cung cấp các dịch vụ và giải pháp cho sự kiện trực tuyến - sự kiện hỗn hợp của Quý công ty. 

Định hướng phát triển toàn diện và hợp tác lâu dài, đội nhóm PROMICE hoạt động dựa trên 04 giá trị cốt lõi tựa như “kim chỉ nam” sau đây:  

1. Thấu hiểu: PROMICE luôn bản thân vào vị trí Quý công ty nhằm thấu hiểu rõ về mục tiêu, nhu cầu để đưa ra những chiến lược phù hợp. 

2. An tâm: Bảo chứng với nhiều thành công và kinh nghiệm dày dặn suốt 10 năm làm nghề, PROMICE sẽ mang tới sự an tâm và hài lòng cho sự kiện của mọi khách hàng. 

3. Tối ưu: Giải quyết bài toán tài chính và nhân sự với phương án và giải pháp tối ưu nhất luôn được PROMICE áp dụng thực hiện. 

4. Hiệu quả: Tận dụng ưu thế về đội ngũ sáng tạo, vốn kinh nghiệm có sẵn làm “bàn đạp” mang tới thành công và ấn tượng cho tất cả khách mời tham dự. 

THẾ MẠNH CỦA PROMICE

PROMICE có nhiều lợi thế để có thể trở thành đối tác chuyên nghiệp cho khách hàng về tổ chức sự kiện. Các lợi thế từ nội tại đã tạo nên điều khác biệt cho PROMICE, bao gồm:

Khả năng may đo:

Trong bối cách và xu thế “cá nhân hóa - cảm xúc hóa” được ưa chuộng và chọn lựa. Các sự kiện của đối tác sẽ được PROMICE “may” và “đo” tùy biến dựa trên các ý tưởng và mong đợi của khách hàng theo cách riêng biệt nhất, sự kiện sẽ đặc biệt nhất và độc đáo nhất.

Khả năng vận hành:

Với kinh nghiệm đã và đang tổ chức nhiều sự kiện theo mô hình chuỗi sự kiện - Mass Event. PROMICE có khả năng điều phối và vận hành các sự kiện diễn ra theo đồng loạt (ĐA ĐIỂM) tại nhiều cơ sở và nền tảng khác nhau (ĐA KÊNH).

Khả năng nguồn dữ liệu:

Bên cạnh đó, với thế mạnh về nguồn thông tin được lưu trữ khá đa dạng, PROMICE sẽ đảm bảo được việc tối đa hóa các nguồn lực, cung cấp giải pháp hiệu quả nhanh chóng và tiện lợi, Hạn chế và giảm tải các vấn đề tốn kém cho khách hàng (thời gian, chi phí,....).

CÔNG TY TNHH M.I.C.E

Địa chỉ: 666/10/1 Đường 3/2, phường 14, Quận 10, TP. HCM

Hotline/ Zalo: 0938 898 365

Email: info@promice.vn