SỰ KIỆN CHỦ ĐỀ (Concept Event)

Hiện nay có rất nhiều sự kiện đa dạng về hình thức, cách tổ chức… nhằm tạo dấu ấn mạnh mẽ và truyền tải thông điệp ý nghĩa của doanh nghiệp. Các sự kiện này thường được gọi tên chung là  Sự kiện chủ đề (Concept Event). Mô hình sự kiện concept bắt nguồn từ những ý tưởng chủ đạo và thống nhất từ đầu tới cuối. 

THẾ NÀO LÀ SỰ KIỆN CHỦ ĐỀ?

Hiểu một cách đơn giản thì Sự kiện Chủ đề  (Concept event) là hình thức tổ chức dựa theo những chủ đề, ý tưởng nhất định xuyên suốt toàn sự kiện. Trong mô hình này, chủ đề được xem là “xương sống” giúp tạo nên sự đồng nhất giữa ý tưởng, trang trí, nội dung,... làm nổi bật chương trình. Hơn nữa, concept event còn đảm bảo truyền tải sâu sắc những thông điệp, giá trị cốt lõi doanh nghiệp và nhà tổ chức muốn hướng đến.  

CÁC LOẠI HÌNH CỦA SỰ KIỆN CHỦ ĐỀ PHỔ BIẾN

Sự kiện chủ đề (Concept event) là từ khóa quen thuộc đối với những người hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Mô hình này đáp ứng được nhiều nhu cầu và mục tiêu tổ chức các chương trình, bữa tiệc và sự kiện khác nhau. Điển hình nhất như: 

Sự kiện Launching/ Ra mắt sản phẩm

Launching là hình thức sự kiện được tổ chức để công bố ra mắt dòng sản phẩm mới với khách hàng và cộng đồng. Từ đó tạo bước đệm quan trọng trong việc đưa sản phẩm vào thị trường và thúc đẩy doanh số của sản phẩm trong tương lai. 

Lúc này, concept sự kiện ấn tượng chính là chìa khóa giúp sự kiện ra mắt thu hút được đông đảo sự chú ý của người tiêu dùng và tạo tiếng vang lớn trên thị trường. Launching event thành công còn giúp thương hiệu nắm bắt được nhu cầu thị trường, thu thập ý kiến khách hàng và nhận được sự công nhận trong ngành. Vì vậy mô hình này thường được các công ty mỹ phẩm, công nghệ,... lựa chọn và áp dụng.

Sự kiện Tiệc NYP/YEP

Bữa tiệc NYP (New Year Party) - YEP (Year End Party) là một trong những sự kiện quan trọng trong năm của các công ty, doanh nghiệp. Đây là dịp toàn thể nhân viên sẽ gặp gỡ, trò chuyện, chia sẻ góc nhìn về công việc trong không gian tiệc sôi động. Để tiệc tất niên và tân niên nổi bật hơn, mô hình sự kiện chủ đề luôn được các chủ doanh nghiệp hướng đến và lựa chọn. 

Điều này giúp buổi tiệc trở nên hoành tráng  và chứa đựng vẻ đẹp riêng biệt của từng doanh nghiệp. Quan trọng hơn hết, đây còn là dịp để thúc đẩy tinh thần nhân sự nội bộ, tạo điểm nhấn ấn tượng với khách mời và thể hiện tầm vóc công ty tới người tham dự. 

Sự kiện Tiệc kỷ niệm/ Anniversary

Tiệc kỉ niệm được xem là sự kiện đánh dấu cột mốc quan trọng trên chặng đường thành lập và phát triển của công ty/ doanh nghiệp. Lựa chọn concept event mới lạ và thú vị chính là cách thức thu hút được lượng quan tâm lớn từ nhân viên, khách hàng và đối tác.

 Chủ đề sự kiện phù hợp sẽ trở thành tiền đề xây dựng kế hoạch và lan tỏa thông điệp ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn ấn định. Điều này vừa mang giá trị về mặt tinh thần vừa xây dựng thương hiệu doanh nghiệp đến gần hơn với mọi người.  

Sự kiện Kick-off/ Sự kiện thúc đẩy doanh số

Kick-off trước dự án hay kick-off meeting giữ vai trò quan trọng trong chiến lược truyền thông và quảng cáo của doanh nghiệp. Sự kiện này đại diện cho khởi đầu của một dự án, sự kiện hay chiến dịch mới. Thông qua những ý tưởng concept sáng tạo, sự kiện kick-off sẽ xác định được đối tượng khách mời, địa điểm tổ chức, phong cách trang trí và các hoạt động cần chuẩn bị cho chương trình. 

Điều này cũng giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch dự án chi tiết và chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ phù hợp, góp phần tạo nên thành công cho dự án và xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp.  

LƯU Ý GÌ KHI TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN CHỦ ĐỀ

Để tạo nên thành công cho một sự kiện chủ đề của doanh nghiệp, việc xây dựng kế hoạch hoàn hảo và triển khai chuyên nghiệp chưa phải là tất cả. Sự kiện dù lớn hay nhỏ vẫn gây được ấn tượng với khách mời tham dự nếu đơn vị tổ chức đảm bảo một số lưu ý sau: 

- Bám sát theo tính cách thương hiệu (Brand Personality): Thấu hiểu và xác định được tính cách thương hiệu rõ nét thông qua từng hoạt động, ấn phẩm,... giúp chủ đề sự kiện của doanh nghiệp trở nên nổi bật, khác biệt so với đối thủ cạnh tranh. 

- Thấu hiểu đối tượng tham dự sự kiện: Lựa chọn concept event không chỉ mang đậm dấu ấn của doanh nghiệp mà còn phải phù hợp với đối tượng tham dự. Nắm bắt được tính cách và nhóm đối tượng tham dự giúp chủ đầu tư của sự kiện dễ dàng đưa ra ý tưởng chủ đạo phù hợp với mong đợi của họ. 

- Đảm bảo tính xuyên suốt nhất quán: Tiêu chí này cần được thể hiện trong mọi yếu tố sự kiện, từ âm thanh, ánh sáng, thiết kế trang trí cho đến thức ăn và đồ uống. Tất cả cần thể hiện sự hài hòa, hướng tới thông điệp chung và thể hiện chủ đề chính của sự kiện. 

- Quy trình tổ chức kỹ lưỡng và chuyên nghiệp: Sau cùng, tiêu chí tổ chức chuyên nghiệp từ các đơn vị bài bản vẫn là yếu tố tiên quyết của mỗi concept event. Quy trình kỹ lưỡng thể hiện rõ nét được chủ đề sự kiện, đảm bảo tính nhất quán nhằm hướng tới những giá trị tinh thần và thông điệp cần truyền tải.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHỦ ĐỀ 

Đội ngũ PROMICE mang trong mình tinh thần nhiệt huyết cùng kinh nghiệm hơn 12 năm tổ chức sự kiện hướng tới những dịch vụ chất lượng trao gửi Quý khách hàng. PROMICE luôn muốn đồng hành, góp sức vào sự thành công của các sự kiện chủ đề mà chúng tôi thực hiện thông qua các hạng mục như: 

- Lên ý tưởng và chọn chủ đề: PROMICE sẽ đồng hành xuyên suốt cùng Doanh nghiệp để sàng lọc và chọn lựa chủ đề, concept bám sát theo yêu cầu và mong muốn của Quý công ty. 

- Biên dựng timeline và kịch bản chương trình: Đây là lúc đội ngũ PROMICE phát huy khả năng sáng tạo độc đáo, bố trí kịch bản khoa học tạo nên kế hoạch ấn tượng với khách mời tham dự. 

- Xây dựng tiết mục, hoạt động: Ý tưởng tiết mục, hoạt động khuấy động không khí do PROMICE xây dựng luôn là chìa khóa thành công cho các sự kiện theo chủ đề. 

- Thiết kế và trang trí sân khấu: Phát triển từ những ý tưởng ban đầu, PROMICE sẽ triển khai trang trí không gian và thiết kế các ấn phẩm đậm chất concept định hướng. 

- Quay và dựng phim, chụp hình: Thước phim sắc nét, hình ảnh chuyên nghiệp là tài liệu giúp thể hiện giá trị về hình ảnh truyền thông của doanh nghiệp trong mắt nhân viên, khách hàng, đối tác và nhà tài trợ. 

CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHỦ ĐỀ 

Dựa vào mỗi chủ đề, mô hình và địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có mức chi phí khác nhau. Với kinh nghiệm của PROMICE đã thực hiện hơn 500 sự kiện, chúng tôi có đề xuất dự chi rơi vào khoảng trung bình từ 60.000.000 VND. Trong đó có một số chi phí cần đảm bảo như sau: 

Chi phí logistic

Những buổi ăn uống cho khách mời, thức uống đãi tiệc,... là những khoản ngân sách thuộc nhóm chi phí Logistic. Ngoài ra, chi phí có thể phát sinh trong trường hợp mang thêm các thiết bị/ dịch vụ nằm ngoài khung được phục vụ của từng sảnh (nếu có).

Chi phí này được dự trù và dao động: Từ khoảng 10.000.000 VNĐ (Tăng giảm theo số lượng khách mời tham dự). 

Chi phí sản xuất

Thuộc nhóm chi phí dùng để sản xuất và thiết kế các chất liệu phục vụ cho sự kiện / đại hội / chương trình vinh danh. Điển hình như xây dựng sân khấu, khu vực chụp hình dành cho khách mời (photobooth)....

Chi phí sản xuất rơi vào khoảng từ 20.000.000 VNĐ.

Chi phí nhân sự

Để một sự kiện được tổ chức thành công thì yếu tố nhân sự giữ vai trò rất quan trọng. Một concept event cần đảm bảo các vị trí nhân sự như: MC - Dẫn chương trình, đội ngũ quay - chụp - dựng, đội ngũ vận hành, đội ngũ tháo - lắp - kỹ thuật,... Tùy vào hạng mục và mong muốn của doanh nghiệp, chi phí nhân sự sẽ có những phát sinh dựa vào tiết mục trình diễn và nghệ thuật. 

Chi phí nhân sự được dự trù và dao động: từ khoảng 30.000.000 VNĐ.

Các chi phí khác

Tùy vào mong muốn và chủ đề mà doanh nghiệp lựa chọn mà các khoản chi phí khác sẽ có sự thay đổi. Nhìn chung, các sự kiện đều ứng dụng chung một kịch bản với các hạng mục chính như: tuyên dương và trao thưởng, hoặc các hoạt động hoạt náo diễn ra ở buổi tiệc có quà tặng đi kèm. Trong một số sự kiện, hạng mục sẽ linh hoạt thay đổi tùy theo chủ đề chính. Điều này cũng tạo nên một số chi phí phát sinh mà doanh nghiệp cần dự trù trước.

GIÁ TRỊ CỐT LÕI CỦA PROMICE

Bằng kinh nghiệm với hơn 12 năm trong lĩnh vực tổ chức đa dạng các loại hình sự kiện, đội ngũ sáng tạo PROMICE luôn không ngừng nỗ lực mang tới những sự kiện chủ đề chất lượng hàng đầu. Chúng tôi tự tin khẳng định uy tín với những giải pháp tổ chức concept event cho Quý công ty nói riêng, và các sự kiện doanh nghiệp nói chung. 

Đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, PROMICE hướng tới nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả sự kiện thông qua những giá trị cốt lõi như: 

1. Thấu hiểu: Hiểu rõ về giá trị chiến lược, mục đích thiết yếu của doanh nghiệp chính là “bàn đạp” cho kế hoạch triển khai thành công và chuyên nghiệp của PROMICE. 

2. An tâm: Đảm bảo tính đồng bộ, tính chuyên nghiệp và bài bản là những cam kết của PROMICE đối với sự tin tưởng mà Quý đối tác/ Doanh nghiệp dành cho chúng tôi. 

3. Tối ưu: Giữ vai trò là nhà đồng hành trong sự kiện chủ đề, PROMICE không ngừng tối ưu chi phí và đội ngũ nhân sự nhằm cung cấp giải pháp hiệu quả nhất với mức chi phí thấp nhất. 

4. Hiệu quả: Biến sự kiện chủ đề trở nên ấn tượng, hoành tráng và thu hút sự quan tâm đông đảo của mọi người khi bắt tay làm việc với đội ngũ nhân sự PROMICE sáng tạo, tâm huyết và giỏi nghề. 

THẾ MẠNH CỦA PROMICE

PROMICE có nhiều lợi thế để có thể trở thành đối tác chuyên nghiệp cho khách hàng về tổ chức sự kiện. Các lợi thế từ nội tại đã tạo nên điều khác biệt cho PROMICE, bao gồm:

Khả năng may đo:

Hướng tới phong cách mang tính “cá nhân hóa - cảm xúc hóa” tạo sự thống nhất làm nổi bật chủ đề sự kiện, PROMICE luôn không ngừng ứng biến với khả năng “may” và “đo” các ý tưởng. Điều này đáp ứng mọi mong đợi của khách hàng và tăng sự “unique”, khác biệt, đẳng cấp cho từng sự kiện chủ đề mà PROMICE đảm nhận. 

Khả năng vận hành:

Khả năng điều phối và vận hành được PROMICE đúc kết từ kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện theo mô hình chuỗi sự kiện - Mass Event. Từ đó mang đến quy trình vận hành bài bản các sự kiện diễn ra đồng loạt (ĐA ĐIỂM) tại nhiều cơ sở và nền tảng khác nhau (ĐA KÊNH). Đây cũng là tiêu chí đảm bảo quy trình tổ chức concept event trở nên chuyên nghiệp và phù hợp với mọi khách hàng, mọi quy mô, mọi địa điểm. 

Khả năng nguồn dữ liệu:

Sở hữu nguồn thông tin lưu trữ lớn là thế mạnh ấn tượng của PROMICE trong việc tối đa hóa nguồn lực. Điều này cũng bổ trợ cho hoạt động cung cấp giải pháp nhanh chóng, hiệu quả. Nguồn thông tin đa dạng cũng giúp PROMICE hạn chế và giảm tải các vấn đề tốn kém cho khách hàng (thời gian, chi phí,....) trong các hoạt động sự kiện chủ đề. 

Để sự kiện chủ đề năm nay trở nên ấn tượng và đáng nhớ hơn, đừng quên liên hệ với PROMICE để được tư vấn và nhận báo giá ngay hôm nay!

CÔNG TY TNHH M.I.C.E

Địa chỉ: 666/10/1 Đường 3/2, phường 14, Quận 10, TP. HCM

Hotline/ Zalo 0938 898 365

Email: info@promice.vn