5 lưu ý khi tổ chức họp thường kỳ lãnh đạo chuyên nghiệp doanh nghiệp cần biết

Họp thường kỳ lãnh đạo là sự kiện được tổ chức thường niên của công ty, thường sẽ được tổ chức theo từng quý hoạch định kỳ theo quy định của doanh nghiệp. Sự kiện mang tầm quan trọng đối với doanh nghiệp, nên thường đội ngũ nhân sự sẽ chủ động thuê ngoài các bên cung cấp dịch vụ tổ chức chương trình họp thường kỳ lãnh đạo chuyên nghiệp. Sau đây là 5 lưu ý, ProMiCE gợi ý cho bạn để kiểm soát chất lượng sự kiện hoàn thiện hơn.

Dự trù kinh phí cho sự kiện

Trước khi thuê ngoài doanh nghiệp tổ chức sự kiện họp thường kỳ, phòng nhân sự cùng ban lãnh đạo nên cùng đưa ra plan sơ lược về mục tiêu, nội dung, đối tượng tham dự, chi phí dự kiến.Việc kiểm soát được kinh phí giúp doanh nghiệp tìm kiếm đối tác dễ dàng cũng như tiết kiệm thời gian làm việc, trao đổi giữa 2 bên. Bên cạnh đó, mức chi phí được đưa ra cùng giúp đối tác tổ chức dễ dàng lập kinh phí dự trù sát với yêu cầu.

Lên lịch trình (Timeline) cho tất cả công việc

Mặc dù doanh nghiệp thuê ngoài đối tác tổ chức họp thường kỳ công ty, nhưng vẫn cần nắm đầu công việc chặt chẽ nhằm kiểm soát tiến độ thực thi và chất lượng sự kiện. Hãy yêu cầu đối tác lên timeline báo cáo công việc quan trọng để tránh trường hợp phát sinh vấn đề trong quá trình tổ chức.

Chủ động lên danh sách khách mời

Hoạt động họp thường kỳ lãnh đạo được xem như một dấu mốc cho hoạt động của công ty trong thời gian sắp tới. Bởi vậy, danh sách khách mời cần được làm kỹ lưỡng, tránh đối tác thiếu sót, dẫn đến trục trặc nội bộ và khiển trách từ cấp trên. Đặc biệt kiểm soát khách mời vắng mặt hoặc cử đại diện, cử thư ký,... tham dự thay mặt.

Cách sắp xếp bàn ghế, vật dụng (layout)

Có khá nhiều cách sắp xếp không gian họp thường kỳ lãnh đạo. Tuy nhiên để thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như đáp ứng tính chất của sự kiện, phòng nhân sự nên chủ động yêu cầu đối tác sắp xếp theo phong cách bàn chữ U hoặc kiểu Conference. Cách bày trí 2 loại hình này giúp các thành viên tham gia dễ dàng quan sát thông tin, đóng góp ý kiến và khẳng định vị trí của bản thân.

Setup bàn ghế gần khu vực sân khấu dành cho khách mời VIP

Nhận phản hồi sau sự kiện

Một sự kiện có quy mô nội bộ tương đối, thường sẽ ít phòng ban nhân sự yêu cầu về đánh giá/ báo cáo (Report). Để chương trình lần sau thêm phần chuyên nghiệp và thành công hơn nữa, hãy chủ động hỏi về report và trao đổi cùng đối tác tổ chức để cùng nhau giải quyết và rút kinh nghiệm. Hãy để ProMICE trở thành đối tác của doanh nghiệp với kinh nghiệm tổ chức đa dạng các loại hình như team building, meeting, họp ban lãnh đạo công ty,... chắc chắn ProMICE sẽ góp phần hoàn thiện sự kiện họp thường kỳ lãnh đạo của quý doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ chi tiết

CÔNG TY TNHH M.I.C.E

Địa chỉ: Số 08 Đường số 11, Phường Tân Kiểng, Quận 7, TP. HCM

VPĐD: 666/10/1 Đường 3/2, phường 14, Quận 10, TP. HCM

Hotline: 0906 508 580

Email: lqbao@promice.vn

Website: promice.vn

NHẬN TƯ VẤN

Miễn phí từ PROMICE

Chúng tôi sẽ nhanh chóng phản hồi những thắc mắc của bạn

Bài viết nên đọc

Hội nghị - Hội thảo

Setup sự kiện họp ban ngành công ty chuyên nghiệp doanh nghiệp cần biết

Sự kiện họp ban ngành công ty mang tầm quan trọng đối với nội bộ cũng như khẳng định giá trị lãnh đạo của doanh nghiệp. Một chương trình họp ban ngành thường được tổ chức định kỳ theo quý, hoặc ngoài dự tính nhằm đưa ra những quyết định cho hướng đi, tầm nhìn thời gian dài hạn của doanh nghiệp. Bởi vậy, họp ban ngành công ty cần được thiết kế tổ chức chỉnh chu, chuyên nghiệp.

Team Building

NÊN LỰA CHỌN THỜI GIAN TEAMBUILDING VÀO THÁNG NÀO TRONG NĂM?

Thời gian tổ chức teambuilding là một trong những yếu tố quan trọng quyết định tạo nên thành công của sự kiện. Căn cứ vào đặc điểm thời tiết, địa hình, khí hậu theo dòng thời gian, đơn vị tổ chức sự kiện teambuilding sẽ xây dựng được ý tưởng và cách thức tổ chức phù hợp. Đây cũng là yếu tố cấu thành chi phí cho một chương trình. Tham khảo bài viết dưới đây để lựa chọn thời gian teambuilding hợp lý nhé!

HỘI HỌP (Meeting)

Sự kiện hội họp công ty tập hợp các đối tượng tham dự gồm hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phòng giám đốc, giám đốc ban ngành, trưởng phòng, phó phòng thuộc các ban ngành. Thông qua cuộc họp để đưa ra quyết định, phân công nhiệm vụ từng ban ngành, chỉ đạo triển khai, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự kiện thường được tổ chức định kỳ theo quý yêu cầu tính chỉn chu, chuyên nghiệp.

Khen thưởng / Hội họp

Hướng dẫn 5 kiểu sắp xếp bàn ghế phù hợp với không gian Tổ chức Hội nghị, Hội thảo

Mỗi một sự kiện mang tính chất khác nhau. Sự kiện âm nhạc ưu tiên sự gần gũi và bùng nổ. Sự kiện workshop cần không gian ấm cúng để chia sẻ và trao đổi. Với những sự kiện hội thảo, hội nghị, ban tổ chức cần tạo nên một không gian sang trọng và lịch sự. Điều đó được làm nên từ việc bài trí địa điểm, setup không gian, và cụ thể là cách sắp xếp bàn ghế sau cho phù hợp.

Nên chuẩn bị đồ uống gì cho một sự kiện hoành tráng?

Để xác định đồ uống thích hợp cho một sự kiện như hội thảo, hội nghị, teambuilding,... đơn vị tổ chức cần căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra để xác định đồ uống thích hợp. Hãy làm rõ các giới hạn về ngân sách, tính chất, trang trí, yêu cầu,... Dưới đây sẽ là những ưu nhược điểm của các loại đồ uống ProMICE gợi ý cho bạn.

SỰ KIỆN VINH DANH- KHEN THƯỞNG (Incentive)

Hàng năm, các công ty và doanh nghiệp thường tổ chức những sự kiện vinh danh khen thưởng nhằm thể hiện sự tri ân cho các cá nhân hoặc tập thể không chỉ dành cho nội bộ, mà còn cho đối tác, khách hàng.