Có nên tổ chức Tea break cho một sự kiện hội thảo?

Có nên tổ chức Tea break cho một sự kiện hội thảo?

Teabreak được dịch sang tiếng Việt là tiệc trà, hay còn gọi là tiệc trà giữa giờ nghỉ giải lao. Teabreak đóng vai trò giúp người tham gia có thời gian giải lao, nạp năng lượng đồng thời cũng là để ban tổ chức chuyển đổi nội dung, sân khấu,... Do đó, trong các sự kiện, đặc biệt là hội thảo, hội nghị kéo dài 3 tiếng trở lên, teabreak được coi là một phần không thể thiếu.

Nên tổ chức teabreak trong thời gian bao lâu?

Để xác định được thời gian tổ chức teabreak hãy cụ thể mục đích của phần này. Bạn muốn khách mời giải lao đơn giản hay có sự kết nối, trao đổi kinh doanh, tổng kết nội dung phần một,... Thời gian tốt nhất kiểm soát diễn ra trong khoảng 20-30 phút giữa buổi họp trong nền nhạc nhẹ nhàng thư giãn.

Hãy tính thêm thời gian di chuyển của khách mời từ phòng họp tới địa điểm tea break và ngược lại. Thời gian dư đó thường sẽ từ 5 - 10 phút. Bởi vậy, hãy cộng chúng để xác định chuẩn xác nhất nhé.

Nên chuẩn bị đồ ăn và đồ uống gì?

Teabreak tại hội nghị, hội thảo thường được tổ chức dưới hình thức một tiệc đứng gồm trà  kèm với bánh và hoa quả. Chi phí cho một suất teabreak khách mời giao động từ 30.000đ - 80.000đ, thường sẽ bao gồm cafe sữa, trà túi lọc, nước lọc cho nước uống. Đồ ăn sẽ được chuẩn bị từ 5 - 7 món nhẹ bao gồm bánh ngọt (3 - 5 món) và hoa quả (2 - 3 món) tùy thuộc vào chi phí. 

Sự chuẩn bị tươm tất thức ăn, đồ uống, dụng cụ (cốc, dĩa, đĩa) tại teabreak đực đánh giá thể hiện sự chuyên nghiệp, trang trọng của ban tổ chức với khách mời, người tham dự.

Cần chuẩn bị gì cho tiệc teabreak?

Đầu tiên, hãy liên hệ tới địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo để trao đổi về mong muốn tổ chức teabreak và nhờ hỗ trợ. Bởi việc bên địa điểm cung cấp đồ ăn, đồ uống nhẹ sẽ giúp bạn tiết kiệm chi và công sức chuẩn bị. Đặc biệt, họ sẽ gợi ý cho bạn nên đưa đồ ăn vào phòng họp hay cho mượn phòng bên cạnh trong 1 tiếng để chuẩn bị. Như thế sẽ giúp đơn vị tổ chức có sự chủ động về sắp xếp layout.

Đặc biệt, teabreak cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa âm thanh, ánh sáng, PG và nhân sự phục vụ. Bởi việc di chuyển của dòng người cùng một lúc sẽ khiến sự kiện dễ dàng gặp vấn đề phát sinh. Do đó, yêu cầu đặt ra cần sự chuẩn bị tươm tất và cẩn thận.